Met Thinking Portfolio heeft de BAR-organisatie handvatten voor aansturing van complexe bedrijfsvoeringsprojecten
De BAR-organisatie ondersteunt de drie gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. Drie zelfstandige gemeenten met drie gemeentebesturen, bij elkaar 117.000 inwoners en één uitvoeringsorganisatie. De gemeenten hebben voortdurend te maken met veel ontwikkelingen; maatschappelijk, technologisch en demografisch. Management en medewerkers van de BAR-organisatie werken om hier antwoorden op te geven. Zo bouwen zij aan een uitdagende combinatie van digitale dienstverlening met een ‘persoonlijke touch’ voor de burgers.
Waarom project portfolio management
Met Thinking Portfolio als hulpmiddel krijgt de BAR-organisatie voor de drie gemeenten beter overzicht en inzicht in:
De projectenkalender en het portfolio.
De voortgang van programma’s en projecten.
De uitnutting van de budgetten.
De planning.
Issues en risico’s binnen projecten.
De tooling is voor de BAR-organisatie een praktisch middel waarmee projectmanagers op eenvoudige en beknopte wijze kunnen rapporteren. De BAR-organisatie kan hierdoor sneller en efficiënter antwoord geven op vragen die helpen bij de verdere verbetering van de digitale dienstverlening.
Waarom PMO Institute?
PMO Institute levert en implementeert de software applicatie Thinking Portfolio. Middels enkele workshops is in korte tijd een ontwerp van de toepassing gemaakt voor de BAR-organisatie. Hierbij is voor deels gebruik gemaakt van modules die andere organisaties in het publieke domein al helpen, aangevuld met BAR-specifieke functionaliteit. In een aantal weken is vervolgens de software geconfigureerd en geïmplementeerd. Thinking Portfolio zorgt ervoor dat we op laagdrempelige wijze onze informatievoorzieningsprojecten beter inzichtelijk én beheersbaar maken. Door projecten te koppelen aan onze belangrijke informatiebeleidsthema’s, is bijvoorbeeld in één oogopslag te zien hoe we er per thema voor staan. Met alle technologische veranderingen die op gemeentelijke organisaties afkomen en het grote aantal projecten op ICT-gebied die daaruit volgen, zijn overzicht en inzicht onmisbaar om kwaliteit en kosten onder controle te houden. Bij de invoering van Thinking Portfolio heeft de BAR gekozen voor een eenvoudige basisinrichting om de drempel tot gebruik zo laag mogelijk te maken; deze inrichting is door PMO Institute in korte tijd geregeld – natuurlijk zijn toekomstige uitbreidingen van functionaliteit altijd mogelijk. Uitgangspunt is en blijft: vanaf vastleggen van projectinformatie tot aan het rapporteren over projecten: laten we het zo eenvoudig mogelijk maken!
